Office Manager Front Desk (m/w/d)
ab sofort
Festanstellung
Vollzeit (40 Std./Woche) oder Teilzeit (35 Std./Woche)
Berlin
Deine Mission
Technologie ist unser Business, aber Menschen machen den Unterschied. Als unser neuer Office Manager (m/w/d) bist du nicht einfach nur am Empfang – du bist die „gute Seele“ des Hauses, das erste Lächeln, das Gäste sehen, und die verlässliche Konstante für unser Team.
Du sorgst dafür, dass alle organisatorischen Abläufe optimal abgestimmt sind und unser Büro ein Ort ist, an dem wir produktiv und gerne arbeiten. Dabei übernimmst Du Verantwortung für reibungslose Prozesse im Office-Alltag, bringst Struktur in administrative Themen und hast den Blick für Details. Du organisierst mit Leichtigkeit und bewahrst einen kühlen Kopf, wenn das Telefon klingelt und gleichzeitig der Postbote vor der Tür steht.
Das bist Du
Deine Aufgaben:
Dein Aufgabengebiet ist ein Mix aus klassischem Office Management, Facility-Koordination, Event Management und administrativer Organisation:
- Das Gesicht von SysEleven: Du besetzt den Empfang, begrüßt Besucher:innen, Kund:innen sowie Bewerbende und unterstützt zugleich Deine Kolleg:innen als zentrale Anlaufstelle im Büroalltag. Du sorgst für eine erstklassige Bewirtung und bist unsere Visitenkarte – persönlich und am Telefon. Du steuerst die Telefonzentrale, übernimmst den Posteingang/-ausgang und verwaltest unsere zentralen elektronischen Postfächer.
- Du koordinierst Meetingraum-Buchungen – insbesondere für Geschäftsleitung und die secunet Cloud Unit – und steuerst unsere externen Dienstleister.
- Regelmäßige Rundgänge, die Sicherstellung von Ordnung, die Organisation von Bestellungen, sowie die Frühstücksvorbereitung und Küchenorganisation gehören ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich.
- Du bestellst alles, was wir brauchen (Getränke, Obst, Büromaterial, Möbel) und behältst dabei Budget und Bedarf im Blick.
- Du übernimmst die eigenverantwortliche Planung, Organisation und Durchführung interner Events wie Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Officepartys – von der Konzeption über die Dienstleisterkoordination bis zur Umsetzung vor Ort – und bringst eigene Ideen aktiv ein.
- Du unterstützt organisatorisch im Bereich Arbeitssicherheit (z. B. Koordination von Unterweisungen, Dokumentation, Abstimmung mit relevanten Ansprechpersonen).
- Du verwaltest die Bar-Kasse sowie die Bahn-Business-Accounts.
- Fällt dir auf, dass etwas umständlich läuft? Dein Input zur Verbesserung unserer Büroabläufe ist ausdrücklich erwünscht! Darüber hinaus übernimmst du vielfältige organisatorische sowie administrative Aufgaben.
Das bringst Du mit:
Wir suchen Persönlichkeit und Organisationstalent. Dein Hintergrund:
- Du hast bereits Berufserfahrung im Office Management, am Empfang oder in der Hotellerie gesammelt.
- Idealerweise konntest Du bereits erste Berührungspunkte mit Themen wie Arbeitssicherheit oder Facility Management sammeln.
- Du sprichst und schreibst exzellentes Deutsch (C1-Niveau) und kommunizierst auch auf Englisch (mind. B2) sicher mit unseren internationalen Kolleg:innen.
- Du hast eine ausgeprägte Service-Mentalität („Gastgeber-Gen“), bist kommunikationsstark und empathisch.
- Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und bleibst flexibel, auch wenn der Tag mal anders läuft als geplant.
Was Dich bei SysEleven erwartet:
Bei SysEleven erwartet Dich ein diverses und offenes Umfeld, das Wissensaustausch ernst nimmt und sich kontinuierlich weiterentwickelt. Du wirst Teil eines Teams, das Wert auf echtes Miteinander legt, sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam für ein professionelles, modernes und gleichzeitig herzliches Office-Erlebnis sorgt.
Du bekommst Einblicke in eine Tech-Company, die Teil der secunet-Gruppe ist und gleichzeitig ihre eigene Kultur lebt – pragmatisch, menschlich, verantwortungsbewusst.
Und natürlich: alle Vorteile unserer modernen Arbeitsumgebung, kurze Entscheidungswege und Kolleg:innen, die Lust auf Zusammenarbeit haben.
Klingt interessant?
Dann freue ich mich von Dir zu hören:
Dann melde Dich einfach per E-Mail oder telefonisch bei mir.
Bewerben kannst Dich ganz einfach über unser Kurzbewerbungsformular. Klicke einfach auf den folgenden Button!
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